Bedrijfskosten zijn alle uitgaven die je maakt om je bedrijf te kunnen runnen. Denk aan huur, telefoonkosten, kantoorspullen of reiskosten. Veel ondernemers weten niet precies welke kosten ze mogen aftrekken van de belasting. Dat is jammer, want je kunt daarmee flink besparen op je belastingaangifte. In deze blog lees je wat zakelijke kosten zijn, welke je mag aftrekken en waar je op moet letten.
Wat telt als zakelijke kosten
Niet elke uitgave die je doet als ondernemer is automatisch zakelijk. De Belastingdienst hanteert een duidelijke lijn: een kost is zakelijk als die gemaakt wordt om omzet te genereren. Koop je een laptop om offertes te schrijven en klanten te mailen? Dan is dat een zakelijke uitgave. Koop je diezelfde laptop voor privégebruik thuis? Dan niet. Het gaat dus om het doel van de aankoop. Bij gemengd gebruik, zoals een telefoon die je zowel zakelijk als privé gebruikt, mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Dat vraagt om een eerlijke inschatting van hoe vaak je iets zakelijk gebruikt. De Belastingdienst kan daar achteraf naar vragen, dus het loont om dit goed bij te houden.
Veelvoorkomende soorten aftrekbare kosten
Er zijn veel verschillende soorten uitgaven die ondernemers mogen aftrekken. Huurkosten voor een bedrijfsruimte zijn volledig aftrekbaar, net als kosten voor een zakelijke verzekering. Werk je vanuit huis, dan gelden er andere regels: alleen in bepaalde gevallen mag je een deel van de woonkosten opgeven. Reiskosten zijn ook aftrekbaar, maar daarvoor geldt een vaste kilometervergoeding van 0,23 euro per kilometer voor de auto. Marketing en reclame, kantoorbenodigdheden, abonnementen op vakbladen en de kosten voor je boekhouder of accountant vallen er ook onder. Zelfs een zakelijk etentje met een klant kan deels worden afgetrokken, al geldt daarvoor een beperking: je mag 80 procent van de kosten voor eten en drinken aftrekken. Sommige kosten, zoals representatiekosten en relatiegeschenken, hebben aparte regels. Het loont dus om je goed in te lezen of een adviseur te raadplegen.
Kosten die je niet kunt aftrekken
Sommige uitgaven lijken zakelijk, maar zijn dat voor de Belastingdienst niet. Privékleding is een goed voorbeeld. Zelfs als je die kleding draagt tijdens een zakelijke afspraak, mag je die kosten niet opgeven. Kleding met een bedrijfslogo of speciale werkkleding, zoals een veiligheidshelm, mag wel. Ook kosten die je maakt voor je eigen woning of voor privéritten zijn niet aftrekbaar. Een ander voorbeeld zijn boetes, zoals een parkeerboete tijdens een klantbezoek. Die mag je niet opgeven, ook al was je er zakelijk mee bezig. De grens tussen privé en werk is soms dun, maar de Belastingdienst kijkt naar de werkelijke situatie. Als er twijfel is over een uitgave, is het verstandig om die niet zomaar op te geven zonder dat je het kunt onderbouwen.
Administratie en bewijs bijhouden
Een goede administratie is de basis voor een correcte aangifte. Alle bonnetjes, facturen en betalingsbewijzen moeten zeven jaar bewaard blijven. Dat is de wettelijke bewaarplicht voor ondernemers in Nederland. Digitale kopieën zijn toegestaan, zolang ze leesbaar en volledig zijn. Steeds meer ondernemers gebruiken boekhoudprogramma’s om hun uitgaven bij te houden en automatisch te koppelen aan hun bankrekening. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. Heb je een BV, dan gelden er andere regels dan wanneer je eenmanszaak of VOF hebt. Bij een eenmanszaak geef je de zakelijke kosten op in de aangifte inkomstenbelasting. Bij een BV worden de kosten verwerkt in de vennootschapsbelasting. Laat je bij twijfel altijd adviseren door een boekhouder of belastingadviseur, zodat je geen aftrekposten mist en geen fouten maakt.
Veelgestelde vragen
Mag ik de kosten van mijn telefoon aftrekken als ik die ook privé gebruik?
Als je een telefoon zowel zakelijk als privé gebruikt, mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Schat eerlijk in hoeveel procent van het gebruik zakelijk is en trek dat deel af. Zorg dat je dit kunt onderbouwen als de Belastingdienst ernaar vraagt.
Wat is het verschil tussen een eenmanszaak en een BV als het gaat om zakelijke uitgaven?
Bij een eenmanszaak geef je de zakelijke kosten op in je aangifte inkomstenbelasting, waardoor je winst lager uitvalt en je minder belasting betaalt. Bij een BV worden de kosten verwerkt in de jaarrekening en de aangifte vennootschapsbelasting. De regels over wat aftrekbaar is, lijken op elkaar, maar er zijn ook verschillen. Een boekhouder kan je hierin goed begeleiden.
Hoe lang moet ik mijn bonnetjes en facturen bewaren?
Als ondernemer ben je verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren. Dat geldt voor alle bonnetjes, facturen en andere bewijsstukken die horen bij je zakelijke uitgaven. Digitale kopieën zijn toegestaan, mits die volledig en goed leesbaar zijn.
Kan ik de kosten van een zakelijk diner volledig aftrekken?
Nee, kosten voor eten en drinken tijdens een zakelijk diner zijn maar voor 80 procent aftrekbaar. De overige 20 procent mag je niet opgeven, ongeacht hoe zakelijk het etentje was. Dit is een vaste regel van de Belastingdienst voor representatiekosten.
